For behandling af gæste- og leverandøroplysninger for Tholstrups restauranter
1. Dataansvarlig
Tholstrup er dataansvarlig.
Kontaktoplysninger:
Gråbrødretorv 11, 1. sal, 1154 København K
Tlf. 33 17 98 13
E-mail: info@tholstrup.dk
Tholstrup består af følgende selskaber:
Huks Fluks ApS
SimpleRaw ApS
PT2000 ApS (Herunder Bøf & Ost, Peder Oxe og Peder Oxes kælder)
TTCTH5 ApS (Herunder Cap Horn, Kompasset, Zeleste og Nyhavns Færgekro)
Herunder vil samtlige selskaber blive betegnet samlet som Tholstrup.
Tholstrup håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Tholstrup indgår aftale med gæster og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.
Når en gæst bestiller og køber én eller flere af Tholstrups serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Tholstrup, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Tholstrup. Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Tholstrup afgiver til Tholstrup i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Tholstrup.
2. Tholstrups indsamling af personoplysninger
Personoplysninger indsamles af Tholstrup på følgende vis:
• Når en gæst – eller en repræsentant for denne – laver en bordreservation, indhenter tilbud på et selskab, event eller anden ydelse, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Tholstrup.
• Gennem browser-cookies på vores hjemmesider.
• Ved køb af gavekort via Tholstrups hjemmesider.
• Fra sociale medier.
• Når leverandører indgår aftaler med Tholstrup eller afgiver tilbud til Tholstrup.
Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående, vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.
3. Oplysninger, som Tholstrup indsamler
Tholstrup indsamler følgende personoplysninger:
• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
• Betalingskortoplysninger – ved køb af gavekort samt billetter til arrangementer og events.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik.
• Oplysninger fra kundeundersøgelser og gæstefeedbacks.
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer.
• Oplysninger fra Tholstrups sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Tholstrup.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner, herunder key accounts.
En gæst/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Tholstrup yderligere personoplysninger, som denne mener kan have betydning for Tholstrups servicering af gæsten/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.
Dette kan f.eks. være oplysninger om:
• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger
Hvis en gæst/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Tholstrup dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.
Udover de oplysninger, som Tholstrup modtager direkte fra gæster/leverandører, vil Tholstrup i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Tholstrup har modtaget af tredjeparter, f.eks. en formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart forpligtet til at informere de pågældende gæster/leverandører om Tholstrups vilkår og betingelser, samt Tholstrups persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
Ved reservationer og bestillinger af serviceydelser og produkter gemmer Tholstrup de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes.
4. Betaling med betalingskort
Tholstrup anvender DIBS www.dibs.dk (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort i vores restauranter.
Ved bestillinger og reservationer gemmer Tholstrup de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. Undtaget fra dette er informationer om betalings- og kreditkort, som slettes efter indeværende år +5 år.
Udover håndtering af bestillingen bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen/betalingen.
5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?
Tholstrup indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en bordreservation til en af Tholstrups restauranter eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold og karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Tholstrup indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.
Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:
• Behandling af gæsters reservation og køb af Tholstrups serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om, samt salg af produkter og ydelser.
• Kontakt til gæsten før, under og efter dennes besøg.
• Opfyldelse af gæstens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Tholstrups serviceydelser.
• Tilpasning af Tholstrups markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/leverandørers brugeradfærd og markedsføring over for disse.
• Administration af gæsters/leverandørers relation til Tholstrup
6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen
Tholstrup vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Tholstrup som en gæst eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med afholdelse at et selskab, et event, mødeafvikling eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.
Hvis en gæst i forbindelse med besøg hos Tholstrup oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Tholstrup alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til dette.
I nogle situationer modtager Tholstrup personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/leverandører om Tholstrups vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.
7. Den registreredes rettigheder
Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (gæster/leverandører) følgende rettigheder:
• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Tholstrup behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, Tholstrup har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Tholstrup har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Tholstrup ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Tholstrup ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. Hvis nogle af de oplysninger, som Tholstrup har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Tholstrup.
Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
Den registrerede kan til enhver tid skriftligt bede Tholstrup om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Tholstrup er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Den registrerede kan også kontakte Tholstrup, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Tholstrup. Skriftlig anmodning sendes til Tholstrup, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Tholstrup vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.
Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Tholstrup vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Tholstrup vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Den registrerede vil til enhver tid modtage svar på anmodningen inden for 1 måned efter modtagelsen.
Tholstrup tager forbehold for at kunne afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger, som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.
8. Sikkerhed og deling af personoplysninger
Tholstrup beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
Kun de personer ansat hos Tholstrup, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registrerede personoplysninger, har adgang hertil. Tholstrup kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registrerede personoplysninger.
I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der er en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, vil Tholstrup underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Tholstrups sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.
Tholstrup benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Tholstrup indgår løbende databehandleraftaler med alle leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger.
Tholstrup deler de registreredes personoplysninger internt i koncernen blandt Tholstrups restauranter. Formålet er at kunne give gæsten den bedste betjening og service, uanset hvilken afdeling i Tholstrup gæsten benytter sig af.
Tholstrup sletter dine personoplysninger, når Tholstrups lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.
9. Cookies
Tholstrup anvender cookies. Yderligere oplysning om Tholstrups cookiepolitik kan indhentes på vores hjemmeside.
10. Klage
Klage over Tholstrups behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail dt@datatilsynet.dk.
11. Opdatering
Dette dokument vil blive løbende opdateret og mindst én gang om året. Dokumentet er sidst opdateret 5. januar 2022.